Hinweise zur Korrespondenz mittels Email

Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation und Archivierung von zur vertraglichen Erfüllung unserer Aufgaben verwenden wir mit Ihrem Einverständnis Email, obwohl derartige Nachrichten von Dritten mitgelesen werden können und nicht verschlüsselt sind. Das ist aus unserer Sicht in 95 Prozent aller Fälle das Kommunikationsmittel der Wahl: Schnell, direkt, kostengünstig und leicht archivierbar.

Sie können widersprechen

Ich weise Sie darauf hin, dass Sie der zukünftigen Verwendung von Emails jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen können. Eine kurze Mitteilung genügt. Wir kommunizieren dann auf herkömmliche Weise - das ist überhaupt kein Problem.

Ihre Rechte

Außerdem haben Sie einen Anspruch auf Auskunft zu Art, Inhalt und Umfang Ihrer im Verlauf der Korrespondenz gespeicherten Daten, auf Aushändigung dieser Daten und Löschung dieser Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), soweit dem nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegen stehen. Sämtliche gespeicherten Emails und damit zusammenhängenden Daten werden auf unseren Systemen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig nach 5 vollen Kalenderjahren für einfache Korrespondenz, 10 Jahre bei handelsrechtlicher Relevanz) automatisch gelöscht. Die Speicherung und Verarbeitung unserer Email-Korrespondenz erfolgt unter Ausschluss von Dritten durch mich und Auftragsverarbeiter (Provider) in Europa, die dem deutschen Datenschutzrecht unterliegen und durch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gebunden sind. Einzelheiten hierzu können Sie auch unserer Datenschutzerklärung entnehmen.

Verschlüsselung mit PGP

Email ist schnell, einfach und daher gut. Sie hat aber den Nachteil, dass zumindest theoretisch jede/r auf dem Übermittlungsweg mitlesen kann. Denn Emails werden normalerweise unverschlüsselt übersandt und sind daher für jeden technisch Versierten mit Zugriff auf den Übermittlungsweg lesbar wie eine Postkarte. Wenn Sie eine sichere, also signierte und verschlüsselte Übermittlung bevorzugen, setzen Sie sich bitte telefonisch oder persönlich mit uns in Verbindung, um die Voraussetzungen zu klären. Bedenken Sie aber auch, dass für die zusätzlichen Arbeitsschritte bei der Verschlüsselung und Verwendung der Signatur einiger Aufwand entsteht. Oft ist es da einfacher und sicherer, direkt, per Telefax oder per Post zu kommunizieren.

Es ist wie immer: Sicherheit bedeutet Aufwand! Die Verschlüsselung mit PGP ist sicher, kostenfrei und kann mit jedem üblichen Emailprogramm installiert werden. Weitere Hinweise, Software und eine Einführung auf der Webseite von gnupg.org. Das notwendige Programm können Sie unter Download GNU-PG kostenfrei herunterladen.